V prípade objasňovania či preverovania trestnej činnosti sa príslušníci PZ neraz stretávajú s listinami, na ktorých došlo k osvedčeniu pravosti podpisu osoby alebo k osvedčeniu inej právne významnej skutočnosti, ktorá má dôležitý význam pre orgány činné v trestnom konaní ako i pre samotný proces dokazovania. V praxi však často dochádza k formálne a časovo náročnému procesu zbavovania povinnosti notára zachovávať mlčanlivosť, pričom toto nie je vždy nevyhnutné.
Pripomenieme, že v najčastejších prípadoch – osvedčenia pravosti podpisu osoby, ktorý osoba na listine uznala za svoj vlastný alebo ktorý pred notárom vlastnoručne vyhotovila, je takémuto osvedčenému podpisu pridelené Centrálnym registrom osvedčených podpisov poradové číslo vo formáte napr.: O 112233/2018. Ako informujeme aj v článku Objasňovanie ekonomickej (daňovej) trestnej činnosti, je možné pravosť takto prideleného poradového čísla k danej osobe a podpisu, resp. samotnú existenciu takéhoto poradového čísla ako i skutočnosti, či bolo pridelené osvedčenému podpisu tejto konkrétnej osoby, overiť na verejne dostupnej internetovej stránke TU.
V prípade, ak napríklad disponujeme v trestnom konaní originálom takej listiny, na ktorej je podpis osoby osvedčený, vrátane originálneho vyhotovenia osvedčenia o pravosti podpisu (tzv. overovacej či osvedčovacej doložky), spravidla je potrebné jej hodnovernosť preveriť už len na vyššie uvedenej internetovej stránke a v prípade nezistenia rozdielov či pochybností, nie je nevyhnutné takto osvedčený podpis osoby bez ďalšieho spochybňovať.
Nastávajú však i situácie, kedy disponujeme napríklad len kópiou listiny, ako i len kópiou vyhotovenia osvedčenia o pravosti podpisu osoby s údajmi osoby a poradovým číslom prideleným Centrálnym registrom osvedčených podpisov. V takomto prípade treba mať na zreteli skutočnosť, že aj keď sa nám na vyššie uvedenej internetovej stránke podarí preveriť pravosť takto prideleného poradového čísla k podpisu tejto konkrétnej osoby, vynaliezavosťou páchateľov mohlo dôjsť k takému konaniu, pri ktorom si páchateľ dal síce osvedčiť pravosť svojho podpisu, avšak na úplne inej listine, a takéto osvedčenie o pravosti podpisu (osvedčovaciu doložku) následne jednoducho prekopíroval na zadnú stranu inej listiny. Nakoľko osvedčenie o pravosti podpisu neobsahuje záznam o tom, na akej listine bola osvedčená pravosť podpisu tejto osoby ani koľko mala táto listina strán, je možné túto skutočnosť ľahko prehliadnuť, a nesprávne tak považovať podpis na kópii listiny za osvedčený. Takýmto postupom nemusí konať len osoba, o ktorej osvedčený podpis sa jedná, ale aj úplne iná osoba, ktorá napríklad potrebuje pre dokonanie svojho činu preukázať osvedčenie pravosti podpisu inej osoby na listine.
Keďže sme sa s takýmto prípadom v praxi stretli, po dôkladnom preštudovaní ustanovení zákona č. 323/1992 Zb. – o notároch a notárskej činnosti (Notársky poriadok), sme v ustanovení § 81 ods. 1 s poukazom na § 82 ods. 1 využili oprávnenie orgánom činných v trestnom konaní nazerať do spisov, ktoré nie sú uložené v notárskom archíve, a to výlučne v kancelárii notára pod jeho dohľadom alebo pod dohľadom ním povereného pracovníka. O nazretí do spisu sa v spise urobí záznam. Na základe tohto ustanovenia sme požiadali dotknutého notára najprv o poskytnutie termínu, kedy budeme môcť v zmysle § 81 ods. 1 s poukazom na § 82 ods. 1 Notárskeho poriadku nazrieť do knihy osvedčovania pravosti podpisov. Po oznámení termínu sme sa aj so žiadosťou o umožnenie nazretia do knihy osvedčovania pravosti podpisov, obsahujúcej už aj konkrétny dátum, kedy malo k osvedčeniu podpisu osoby dôjsť ako i meno osoby, ktorá mala pravosť svojho podpis osvedčiť, dostavili na príslušný notársky úrad. V uvedenej veci nám bola poskytnutá plná súčinnosť. Notár o uvedenom nazretí do knihy osvedčovania pravosti podpisov spísal záznam, pričom všetky skutočnosti uvedené v nami preverovanom osvedčení o pravosti podpisu skontroloval aj v elektronickom systéme, do ktorého má prístup. Taktiež notár disponoval záznamom o tom, aký názov niesla listina, na ktorej osoba pravosť svojho podpisu osvedčila, resp. aj označenie zmluvných strán, medzi ktorými bola spísaná. Všetky tieto skutočnosti sú veľmi dôležité pre trestné konanie, nakoľko tak vylučujú vyššie opísanú možnosť prekopírovania osvedčovacej doložky na inú listinu, ktorú v skutočnosti však osoba nikdy nepodpísala, resp. aj keď podpísala, nedala pravosť svojho podpisu na tejto listine osvedčiť. Všetky zistené skutočnosti notár uviedol v spísanom zázname, ktorého vyhotovenie nám poskytol a uvedené skutočnosti, získané takýmto zákonným spôsobom (s poukazom na § 81 ods. 1 a § 82 ods. 1 Notárskeho poriadku) tak môžu slúžiť ako dôkaz v trestnom konaní. Podľa § 119 ods. 2 Trestného poriadku totiž ako dôkaz môže slúžiť všetko, čo môže prispieť na náležité objasnenie veci a čo sa získalo z dôkazných prostriedkov podľa Trestného poriadku alebo podľa osobitného zákona.
V závere pripomenieme azda najpodstatnejšiu skutočnosť, že uvedené nazretie do spisov, ktoré nie sú uložené v notárskom archíve, je možné bez potreby zbavenia povinnosti dotknutého notára zachovávať mlčanlivosť v zmysle § 39 ods. 2 písm. b) Notárskeho poriadku, čo podstatným spôsobom urýchľuje trestné konanie ako i samotný proces dokazovania.
Pre úplnosť už len doplníme, že o tom, ktoré spisy a za akých okolností sú umiestnené v notárskom archíve, pojednáva § 86 až § 88 Notárskeho poriadku. Ten ustanovuje, že v notárskom archíve sa uschovávajú spisy, registre a úradné pečiatky notárov, ktorých výkon notárskeho úradu zanikol. V takomto prípade výpisy, odpisy a potvrdenia z notárskych spisov uložených v notárskom archíve vydáva na žiadosť oprávnených osôb a orgánov príslušný súd (súd prvého stupňa, v obvode ktorého notár vykonával svoj notársky úrad, pozn. autora).
V prípade potreby získania ďalších informácii od notárov, teda nie iba nazretia do spisov, ale uskutočnenia napríklad výsluchu notára či jeho pracovníka, alebo jeho účasť na inom procesnom úkone, je potrebné v zmysle § 39 ods. 2 písm. b) Notárskeho poriadku notára zbaviť povinnosti zachovávať mlčanlivosť.